Kolejnym krokiem w tworzeniu specyfikacji systemowej jest analiza i modelowanie struktury informacji. Do tej pory tworząc diagramy przepływu danych interesował nas jedynie sposób przepływu danych. Po pobraniu danych od obiektu zewnętrznego proces przetwarzał je a następnie buforował zapisując istotne z perspektywy działalności firmy dane do magazynów danych. Na diagramie DFD nie braliśmy pod uwagę struktury danych.

Model struktury danych jest najczęściej tworzony z wykorzystaniem diagramów pojęciowych (konceptualnych).

Najpopularniejszym konceptualnym modelem danych jest tzw. model związków encji (ERM - entity relationship model), którego graficznym odpowiednikiem jest diagram związków encji (ERD - entity relationship diagram). Diagram ten spotyka się w różnych notacjach, do których zaliczamy m.in. notacje Chena, Martina, Bachmana, IDEF1X.

Diagram ERD przedstawia:

1. obiekty, o których informacje są istotne z punktu widzenia realizacji celów strategicznych firmy;

2. atrybuty obiektów;

3. związki pomiędzy obiektami.

Wyodrębnione obiekty mogą być rzeczywiste lub mogą być pojęciami abstrakcyjnymi. Obiekty mające te same atrybuty łączy się w typy obiektów np. Towar, Klient, Dostawca, Zamówienie.

ENCJA jest rzeczą lub obiektem mającym dla nas znaczenie, rzeczywistym bądź wyobrażonym, o którym informacje muszą być znane lub przechowywane.

Graficzną reprezentacją ENCJI jest prostokąt z nazwą ENCJI zapisaną w liczbie pojedynczej.

Każdy zwiazek ma dwa końce, z których każdy ma przypisane następujące artybuty

• nazwę;
• liczebność (jak wiele);
• opcjonalność (opcjonalny czy wymagany).

Związek jest reprezentowany za pomocą linii łączącej dwie encje.

Lub

Poniżej przedstawiona jest metoda tworzenia diagramów ERD jako proces składający się z pięciu kroków:

• Identyfikacja zbioru obiektów, o których informacje są istotne;

• Identyfikację obiektów rozpoczynamy od wyodrębnienia kluczy głównych poszczególnych obiektów, czyli identyfikatorów jednoznacznie identyfikujących obiekt. Wyróżnione identyfikatory pozwalają na uformowanie wstępnej listy obiektów;

• Określenie związków zachodzących pomiędzy obiektami oraz rodzaju związków;

  • Identyfikacja bezpośrednich zależności pomiędzy obiektami, które odzwierciedlają pewne reguły przyjęte w firmie. Należy zbadać istnienie bezpośrednich powiązań  między wszystkimi parami obiektów w systemie;

• Identyfikacja atrybutów obiektów;

• Po wyodrębnieniu istotnych obiektów oraz związków zachodzących pomiędzy nimi można uzupełnić opis obiektów identyfikując potrzebne atrybuty tzn. dane istotne dla firmy opisujące konkretny obiekt;

• Stworzenie wstępnego modelu pojęciowego;

• Sprawdzenie poprawności otrzymanej struktury.

Na podstawie zidentyfikowanych obiektów oraz powiązań między nimi możemy narysować wstępny diagram związków encji.

Otrzymany na podstawie opisu organizacji model należy zweryfikować, pod kątem spełnienia wymagań użytkownika. Jest to oczywiście wstępna weryfikacja, gdyż na etapie analizy próbujemy formalnie naszkicować część modelowanej rzeczywistości, natomiast podczas etapu projektowania modele te zostaną rozwinięte i uszczegółowione.

Jeżeli utworzony model danych nie spełnia wymagań użytkownika, to należy uzupełnić go o dodatkowe obiekty i powiązania.

Jeżeli modelujemy kilka fragmentów firmy, zawarcie wszystkiego w jednym diagramie jest właściwie niemożliwe. Nawet w przypadku stworzenia takiego diagramu jest on nieczytelny i trudny do analizy. W takich przypadkach można zastosować rozbicie wg perspektyw przedsiębiorstwa. Perspektywa przedsiębiorstwa jest to zbiór obiektów zawartych w polu zainteresowań wybranej grupy pracowników firmy. Oczywiście perspektywy mogą się częściowo nakładać. Wynika to z faktu, że różne grupy pracowników mogą korzystać z podobnych informacji.