W zależności od wybranej metodologii możemy korzystać z różnych symboli przedstawiających elementy składowe diagramu. Niniejszy opis diagramu DFD wykorzystuje metodologię Ganea-Sarsona.

Podstawowe bloki składowe diagramu DFD są przedstawione poniżej.

Proces jest zbiorem funkcji, które zajmują się przetwarzaniem. Proces pobiera “coś” na wejściu, przetwarza a następnie generuje przepływ na wyjściu.

Terminator symbolizuje obiekty zewnętrzne wobec systemu. Zwykle jest to osoba lub firma, z którą organizacja się komunikuje. Przykładowo w przypadku firmy takiej jak Placówka Sprzedaży Detalicznej obiektami zewnętrznymi są: Klient (konsument), Dostawca (hurtownik), Bank.

Obiektem zewnętrznym może być również inny dział firmy, z którym system się komunikuje lub pracownik firmy, który pobiera lub przekazuje dane do systemu.

Magazyn danych jest symbolem miejsca, gdzie przechowywane są dane istotne dla firmy. Magazyn służy do buforowania danych wykorzystywanych przez kilka procesów w przypadku braku współmierności czasowej.

Nazwa magazynu to liczba mnoga od nazwy pakietów przenoszonych przepływami do i z magazynu. Docelowo magazyn danych jest zwykle implementowany jako plik bazy danych. W początkowej fazie modelowania systemu magazynem danych mogą być również inne obiekty takie jak segregator, szafa z dokumentami etc.

Przepływ przedstawia proces przenoszenia pakietów informacji pomiędzy elementami systemu lub pomiędzy obiektami zewnętrznymi oraz systemem. Przepływ przedstawia dane w ruchu podczas gdy magazyn danych przedstawia dane w spoczynku. Nazwa pakietu reprezentuje znaczenie pakietu poruszającego się wzdłuż przepływu. Należy pamiętać, że w modelu fizycznym systemu, tzn. modelu, który przedstawia stan obecny organizacji dla której chcemy zaprojektować system na przepływach oprócz pakietów informacji mogą pojawić się również obiekty fizyczne.

• Brak komunikacji pomiędzy obiektami zewnętrznymi.

• Brak komunikacji pomiędzy magazynami danych – magazyn danych komunikuje się z procesami.

• Brak komunikacji pomiędzy obiektami zewnętrznymi oraz magazynami danych.

• Brak czarnych dziur. Czarną dziurą jest proces, który pobiera na wejściu pakiety informacji a nie generuje nic na wyjściu.

• Brak magicznych procesów. Magicznym procesem jest proces, który nic nie pobiera na wejściu a na wyjściu generuje przepływ.

Tworzenie diagramu przepływu danych rozpoczynamy od określenia obiektów zewnętrznych i stworzenia diagramu kontekstowego.

Diagram kontekstowy to szczególny przypadek DFD, na którym pojedynczy proces reprezentuje cały modelowany system. Podobnie jak to miało miejsce w diagramie hierarchii funkcji przechodzimy od ogółu do sytuacji szczegółowej. W dalszych działaniach stosujemy zasadę dekompozycji.

Diagram kontekstowy przedstawia proces komunikacji obiektów zewnętrznych z systemem.

Przykładowy diagram kontekstowy dla hipotetycznej firmy zajmującej się sprzedażą książek jest przedstawiony poniżej.

Diagramy powinny być zbalansowane. Wszystkie przepływy, które pojawiły się na diagramie poziomu wyższego powinny się znaleźć na diagramie poziomu niższego. Ponadto na niższym poziomie pojawiają się dodatkowe przepływy pomiędzy procesami i magazynami danych oraz pomiędzy nowymi procesami, które pojawiły się w wyniku dekompozycji procesów wyższego poziomu.